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Organismi Intermedi (OI)

Organismi intermedi: chi sono

Secondo quanto previsto dalla normativa europea, l’Autorità di Gestione del PO FSE può individuare degli Organismi Intermedi (OI), cui delega, sempre sotto il proprio coordinamento, parte delle proprie funzioni.

Attualmente in Sicilia l’Organismo intermedio sono tre:

  • Dipartimento Regionale Famiglia
  • Irfis
  • Miur

Cosa fanno

Ciascun Organismo Intermedio, dovrà disporre di un sistema di contabilità, sorveglianza e informativa finanziaria separata e informatizzata ed è responsabile, in stretto raccordo con l’Autorità di Gestione, della:

  • programmazione periodica del Fondo
  • attivazione, nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale, delle necessarie procedure di attuazione delle operazioni previste (bandi, avvisi pubblici, affidamenti);
  • ricezione delle domande di accesso ai finanziamenti e della valutazione delle proposte  progettuali sulla base dei criteri di selezione approvati dal CdS del POR FSE; 
  • redazione ed approvazione delle graduatorie di ammissione-finanziamento e della comunicazione ai soggetti attuatori in merito all’esito  del processo valutativo;
  • definizione e sottoscrizione delle convenzioni/contratti con i soggetti ammessi a finanziamento del Fondo;
  • attività di monitoraggio, fisico e finanziario, sulle attività gestite direttamente, secondo quanto stabilito a livello nazionale e regionale relativamente alla gestione del FSE; 
  • attività di controllo ordinario sulle attività finanziate, inclusi la gestione delle variazioni in corso d’opera, la ricezione ed il controllo dei rendiconti delle attività finanziate e le eventuali revoche delle autorizzazioni concesse;
  • attività di reporting annuale finalizzate alla redazione del rapporto annuale di esecuzione del POR FSE ai sensi dell’art. 67 del Regolamento (CE) 1083/2006.

Dipartimento Regionale Famiglia

Il Dipartimento Regionale della Famiglia è stato individuato come Organismo Intermedio (OI), mediante apposita Delibera di Giunta n. 235 del 7-8 ottobre 2008.

Il Dipartimento Regionale Famiglia, si trova in via Trinacria , 34-36 90100 - Palermo

Posta elettronica: dg_famiglia@regione.sicilia.it

Referente: Dott. Rosolino Greco Dirigente generale pro-tempore

Tel.: 00390917074436 - Fax: 00390917074666

In particolare, il Dipartimento Regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e del Lavoro è responsabile dei seguenti obiettivi operativi dell’Asse III Inclusione sociale:

  1. rafforzare l’integrazione sociale e contrastare i fenomeni di povertà attraverso percorsi, anche personalizzati, finalizzati all’inserimento lavorativo;
  2. sostenere una maggiore partecipazione dei soggetti svantaggiati e marginali alle opportunità occupazionali e formative;

migliorare l’offerta dei servizi di assistenza sostenendone l’integrazione con le politiche attive del lavoro nella finalità di potenziare l’accesso al mercato del lavoro dei soggetti in condizione di svantaggio.
Per lo svolgimento dei conseguenti compiti,  il Dipartimento regionale della Famiglia, fa riferimento a contenuti, attività e prescrizioni di cui all’Asse III Inclusione sociale.

Per lo svolgimento dei compiti che gli competono in quanto Organismo Intermedio, il Dipartimento Famiglia, può ricorrere ai servizi di assistenza tecnica attivati dall’Autorità di Gestione a valere delle risorse dell’Asse VI del POR FSE e fare riferimento, per le attività di comunicazione e pubblicizzazione delle operazioni che intende attivare, agli obiettivi e ai contenuti espressi dal Piano di comunicazione del POR FSE e alle risorse in esso indicate per la loro attuazione.

Struttura del Dipartimento Famiglia

Ripartizione funzioni e compiti dell’OI Famiglia 

Il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali per la gestione delle linee di intervento assegnate è organizzato in n. 1 Servizio n. 1 UOB e n. 2 Unità di staff

Unità di programmazione e Gestione

Servizio n.1 - “Gestione Fondi U.E e FAS – Fondi e Programmi di Spesa Extraregionali” -

  • obiettivo operativo G1 
  • obiettivo operativo G2
  • obiettivo operativo G3

Unità operativa n.1 - “Gestione Fondi U.E. e FAS” -

Unità di controllo

Unità di staff n. 2 alle dirette dipendenze del Dirigente Generale.- “Controllo e Monitoraggio degli Interventi previsti dal PO FSE 2007/2013 e dal FESR 2007/2013”.

Unità di rendicontazione

Unità di staff n.1 alle dirette dipendenze del Dirigente Generale. - “Rendicontazione dei progetti finanziati dal P.O. FSE e P.O. FESR” In particolare alle diverse strutture sono attribuite le seguenti competenze:

Unità di programmazione e Gestione

Servizio 1 - “Gestione Fondi U.E e FAS – Fondi e Programmi di Spesa Extraregionali”.

Le attività svolte dal Servizio per i tre obiettivi operativi dell’Asse III Inclusione sociale di competenza del Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali sono le seguenti:

  • impostazione degli atti di programmazione (es. procedure scritte, riprogrammazione di metà periodo…) nell’ambito degli obiettivi operativi del Dipartimento in stretto raccordo con le unità di gestione e con l’UMC, fornisce all’Autorità di gestione gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;
  • per il tramite dell’Autorità di gestione - che ne verifica la compatibilità con il piano finanziario del programma e con il documento di attuazione - richiede il nulla osta alla Ragioneria generale della Regione prima dell’attivazione della spesa. La Ragioneria Generale della regione concede nulla osta ed annota l’importo e le annualità in cui è ripartita la spesa.
    L'erogazione delle somme avviene secondo le procedure disposte in particolare dall' art. 52 della L.R. n. 9 del 6/8/2009 e successive modifiche ed integrazioni;
    predispone le relative circolari/direttive per l’attuazione delle operazioni in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006;
  • predispone l’ avviso pubblico/manifestazione di interesse/appalto concorso nonché ogni provvedimento previsto dalle norme comunitarie nazionali e regionali per l’affidamento delle attività, in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006, assumendo il concerto con i servizi a vario titolo interessati alla materia. A seguito dell’approvazione da parte del Dirigente Generale del Dipartimento, lo trasmette all'Autorità di Gestione per le competenti verifiche attraverso l’Area coordinamento per le politiche di coesione;
  • dispone la pubblicazione dell’avviso sulla GURS e sul sito del programma;
  • attiva l’istruttoria formale e le procedure previste per la selezione delle istanze; 
  • trasmette le istanze ritenute formalmente ammissibili al Nucleo di valutazione, istituito dal Dirigente Generale del Dipartimento;
  • acquisisce dal Nucleo di valutazione la graduatoria provvisoria dei progetti ammessi e ammissibili, nonché l’elenco dei progetti non ammessi con indicazione delle motivazioni e i verbali delle sedute contestualmente alla restituzione dei progetti;
  • provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e non ammissibili a finanziamento, che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento e lo trasmette per l’inserimento sui siti istituzionali;
  • acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti, le trasmette per l'esame al Nucleo di valutazione, acquisisce gli esiti dell’esame del Nucleo e, da parte dell’U.M.C. i codici identificativi dei progetti;
  • predispone il decreto di approvazione della graduatoria definitiva e di ammissione a finanziamento dei progetti, con contestuale impegno contabile delle somme;
  • invia il DDG di approvazione graduatoria con ammissione a finanziamento e contestuale impegno delle somme alla Corte dei Conti. Successivamente all'avvenuta registrazione del provvedimento in questione, ne invia copia alle Unità di gestione e all’UMC;
  • una volta acquisito il decreto registrato alla Corte dei Conti, lo trasmette per la successiva pubblicazione alla GURS e sul sito Web, ai servizi competenti (Servizio Gestione e all'UMC) ed all'AdC ed alla Guardia di Finanza;
  • inserisce sul Sistema Informativo i dati relativi ai progetti ammessi a finanziamento.

o obiettivo operativo G1 

o obiettivo operativo G2

o obiettivo operativo G3

Il Servizio, per gli obiettivi operativi nello specifico assegnati, svolge le seguenti attività:

  • invita i soggetti ammessi a presentare la documentazione prevista per l’inizio attività;
  • verifica la regolarità della documentazione acquisita;
  • autorizza, ove previsto, il Percettore di Somme all’avvio delle attività, dandone contestualmente comunicazione anche alla U.M.C.;
  • adotta ogni atto che si rendesse necessario nel corso dell’attività di gestione e predispone i relativi provvedimenti di modifica o integrazione agli atti d’impegno già adottati dal Dirigente Generale;
  • inserisce e tiene aggiornato il data base del Sistema Informativo del Dipartimento in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni, per la parte di competenza;
  • elabora ed aggiorna per ogni operazione di competenza, in raccordo e sulla base delle informazioni fornite dagli altri soggetti (AdC, AdA, UMC) il relativo Dossier contenente le informazioni richieste dall’art. 15 del Regolamento n. 1828/2006 e dai dati risultanti dal sistema informativo di cui all’allegato III del Reg. (CE) 1828/2006, per la parte di competenza;
  • fornisce gli elementi di informazione necessari all’AUTORITÀ DI GESTIONE per la redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;
  • gestisce gli aspetti concernenti il contenzioso tra l'amministrazione e gli Enti attuatori;
    effettua visite in loco, qualora ritenute necessarie per scongiurare eventuali irregolarità nell’esecuzione delle attività progettuali;
  • acquisisce la Nota di revisione dall’Unità di Rendicontazione, provvede all’erogazione del saldo ivi determinato, provvede ad eventuali recuperi e comunica all’Unità di Rendicontazione l’avvenuta erogazione del saldo;
  • acquisisce dall’Unità di Rendicontazione la verifica della regolarità dei giustificativi di spesa afferenti all’importo del saldo erogato, con conseguente eventuale svincolo della polizza fidejussoria.

Unità di Monitoraggio e Controllo:

o Unità di staff n.2 Alle dirette dipendenze del Dirigente generale 

  • cura il raccordo con le Istituzioni competenti concernente i controlli, ivi compresa l'Autorità di Audit, ed il coordinamento per la comunicazione all’OLAF delle irregolarità rilevate nell’ambito del POR, per il tramite dell’ufficio controlli di primo livello;
  • predispone le piste di controllo e il decreto di relativa adozione da parte del Dirigente Generale, notificando gli atti all’Autorità di gestione. e alle unità di programmazione e di gestione del Dipartimento Famiglia;
  • cura, attraverso le piste di controllo, la verifica
  • di sistema delle attività inerenti alla programmazione e gestione del POR;
  • coordina l’attività di monitoraggio procedurale, fisico e finanziario del Dipartimento assicurando la tempestività e la regolarità del flusso dei dati verso il Sistema informativo centrale nonché la corretta esecuzione delle operazioni cofinanziate dal FSE;
  • fornisce all’unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’Autorità di gestione per la redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;
  • predispone ed invia all'AdC, alle scadenze stabilite, la dichiarazione delle spese sostenute, per il tramite dell’ufficio controlli di primo livello;
  • predispone annualmente, dopo una attenta analisi dei rischi, il piano dei controlli che costituirà il programma secondo il quale si effettueranno le verifiche in loco delle operazioni ammesse a valere sugli Obiettivi Operativi di competenza dell’OI;
  •  nei casi in cui si ricorrerà a controlli campionari, il piano dei controlli farà riferimento al metodo di campionamento utilizzato, in conformità con le disposizioni in merito impartite dall’Autorità di gestione (rinvio § 2.2.4 del documento);
  • effettua le verifiche in loco delle operazioni per verificare l’efficacia e la regolarità amministrativa e contabile dell’attuazione, anche attraverso il supporto di soggetti esterni;
  • acquisisce copia e valuta tutti gli atti e documenti connessi a verifiche, collaudi o controlli sulle operazioni di competenza del Dipartimento;
  • trasmette tempestivamente all’unità di gestione gli esiti delle verifiche e controlli effettuati, nonché informa le unità di programmazione e di gestione su ogni fattispecie di criticità rilevata.

Unità di rendicontazione

o Unità di staff numero 1 “Rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE e dal PO FESR”

L’unità, nell'ambito del sistema di gestione e controlli adottato, cura la rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE attraverso verifiche amministrative su tutte le operazioni.

Tale verifica si concretizza in un controllo amministrativo-contabile basato su tre criteri principali:

  1. controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l’azione finanziata;
  2. controllo sui costi reali o entro i limiti delle forfetizzazioni, qualora ammesse;
  3. controllo sui documenti giustificativi originali di spesa.

L’unità di rendicontazione, in particolare, svolge le seguenti attività:

  • verifica la rispondenza del rendiconto al piano finanziario approvato;
  • verifica l’ammissibilità e la riconoscibilità dei costi sostenuti, accertati tramite documenti giustificativi;
  • trasmette alle unità di gestione e alla UMC gli esiti della verifica amministrativo-contabile tramite apposita nota di revisione, nella quale è determinato l’importo del saldo/rimborso per ogni singola operazione;
  • comunica alla UMC e alle unità di gestione, qualora previsto, l’avvenuta quietanza di tutti i giustificativi di spesa a seguito del saldo erogato.

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