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Autorità di gestione e altre autorità (AdG, AdC, AdA)

Premessa

L'art. 71 del Regolamento CE n. 1083 del 2006 prevede che la regione destinataria di fondi strutturali rediga un documento contenente la descrizione dei sistemi di gestione e controllo (questo documento redatto nel 2008, ha subito alcune modifiche ed aggiornamenti) utilizzati dalle Amministrazioni titolari di POR.

Sulla scorta del dettato regolamentare, delle indicazioni del Quadro Strategico Nazionale (QSN) nonché degli ultimi documenti emanati dalla Commissione Europea e dal Ministero dell’Economia in materia di gestione e controllo dei sistemi, la Regione Sicilia ha definito l’organizzazione dei sistemi di gestione e controllo e le relative competenze al fine di garantire l’efficace e corretta attuazione del Programma Operativo.

Il corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo, pertanto, è demandato a tre Autorità

  1. Autorità di Gestione, individuata nel Dirigente Generale pro-tempore del Dipartimento regionale della Formazione Professionale dell’Assessorato Istruzione e formazione professionale della Regione Siciliana, è responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e finanziaria.
  2. Autorità di Certificazione, individuata nel Dirigente pro-tempore Autorità di Pagamento FSE dell’Ufficio Speciale Autorità di Certificazione e dipende direttamente dalla Presidenza della Regione Siciliana – è responsabile della certificazione corretta delle spese erogate per l’attuazione del Programma Operativo, ed è indipendente sia dal punto di vista gerarchico che funzionale dall’Autorità di Gestione.
  3. Autorità di Audit, individuata nel Dirigente Generale pro-tempore dell’Ufficio Speciale per i Controlli di Secondo Livello e dipendente direttamente dalla Presidenza della Regione Siciliana – è responsabile della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo, funzionalmente indipendente sia dall’Autorità di Gestione che dall’Autorità di Certificazione, secondo quanto disposto dall’articolo 59 del Reg (CE) n. 1083/2006.

Le tre Autorità si rapportano in modo autonomo con la Commissione Europea, in particolare l’Autorità di Gestione cura la redazione e l’inoltro del Rapporto Annuale di Esecuzione ai sensi dell’articolo 67 del Regolamento n. 1083/2006; è quindi responsabile dell’esame congiunto dei programmi ai sensi dell’art 68. L’Autorità di Certificazione si occupa in particolare della trasmissione della domanda di pagamento ai sensi dell’articolo 61 del medesimo Regolamento ed infine l’Autorità di Audit prepara e invia, ai sensi dell’articolo 62 del Regolamento, la strategia di audit e i rapporti annuali e finali di controllo.

Queste tre autorità sovraintendono all’attuazione del programma operativo regionale (POR).

L’Autorità di Gestione, poi, può individuare degli Organismi Intermedi, cui delega, sempre sotto il proprio coordinamento, parte delle proprie funzioni. Il Dipartimento Regionale Famiglia è stato individuato come Organismo Intermedio (OI), mediante apposita Delibera di Giunta n. 235 del 7-8 ottobre 2008.

L’autorità di gestione, sempre sotto il proprio coordinamento, si avvale anche del supporto dei Centri di Programmazione e gestione (CPG). Attualmente i CPG sono 3:

  1. Agenzia per l’impiego
  2. Dipartimento Istruzione e formazione professionale
  3. Dipartimento lavoro

Di seguito si riporta lo schema grafico del modello di organizzazione del POR FSE della Regione Sicilia:

Figura 1 - modello di organizzazione del POR FSE della Regione Sicilia

Autorità di gestione (AdG)

Chi è l’autorità di gestione e dove si trova

L’autorità di gestione del PO FSE 2007-2013 della Regione Sicilia è il dirigente generale pro-tempore del Dipartimento regionale dell’Istruzione e della Formazione Professionale.

Il Dipartimento fa parte dell'Assessorato regionale dell'Istruzione e della Formazione Professionale. La loro sede è in via Regione Siciliana, 33 - 90129 - Palermo.

Cosa fa l’autorità di gestione

L’AdG del POR FSE, incardinata nel Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione Professionale (di seguito anche Dipartimento IFP) - esercita tutte le attività necessarie per l’attuazione del programma ed in particolare l’attività di programmazione, indirizzo, coordinamento, gestione, rendicontazione, monitoraggio, controllo e valutazione.
L’AdG del POR FSE 2007/2013 adempie a tutte le funzioni ed ai compiti corrispondenti a quanto stabilito dal regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità attuative definite dal regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006.

L’AdG provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma Operativo sulla base della legislazione amministrativa e contabile comunitaria nazionale e regionale e dei criteri di buona gestione finanziaria.

In particolare, essa è tenuta a:

  1. garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri applicabili al POR FSE e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione;
  2. informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica di cui al par. 5.3.1;
  3. accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari, della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali;
  4. garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione;
  5. garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;
  6. garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano effettuate conformemente all’art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;
  7. stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;
  8. garantire che l’AdC riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione;
  9. guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo;
  10. elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione;
  11. garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;
  12. fornire informazioni per asse sul ricorso alla complementarietà fra i fondi strutturali (art.34);
  13. nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”:
    1. prevedere i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta;
    2. consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un rappresentante (in qualità di osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete;
    3. prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per il Programma.

L’AdG assicura, altresì, l’impiego di sistemi e procedure per garantire l’adozione di un’adeguata pista di controllo, delle procedure di informazione e di sorveglianza per le irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati, nonché cura i rapporti con l'Autorità di Audit avvalendosi del Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello.

Struttura dell’autorità di gestione

L’AdG è strutturata in aree amministrative a carattere orizzontale impegnate in attività funzionali all’adempimento di attività necessarie ad una più efficace attuazione delle operazioni previste per il conseguimento degli obiettivi del POR, secondo lo schema sottostante:

AREA COORDINAMENTO PER LE POLITICHE DI COESIONE

  • impostazione degli atti di programmazione generali della Regione e, d’intesa con le Amministrazioni regionali di settore, dei programmi di intervento regionali, nazionali e comunitari;
  • predisposizione e revisioni periodiche della programmazione operativa del POR;
  • supporto e verifica dell’attuazione delle Linee d’intervento del POR (anche in relazione alle attività dei Dipartimenti coinvolti nella programmazione/attuazione, come riportato di seguito), finalizzate in particolare alla predisposizione delle relazioni sulle modalità ed i tempi di attuazione dei programmi;
  • coordinamento dell’attuazione e delle eventuali riprogrammazioni;
  • verifica degli atti di programmazione, avvisi e bandi, predisposti dai Centri di Programmazione e Gestione;
  • gestione rapporti con l’Organismo Intermedio e altri Dipartimenti regionali coinvolti nella programmazione FSE;
  • supporto all’AdG nell’attivazione e gestione del Board di coordinamento e nei rapporti con la Commissione Europea e le Amministrazioni centrali coinvolte.

L’Area svolge, altresì compiti in materia di comunicazione e valutazione del POR FSE, e in particolare:

  • impostazione dell’attività di valutazione;
  • coordinamento delle attività di valutazione previste dagli orientamenti del Piano di valutazione del POR FSE così come presentato al CdS del 13 marzo 08;
  • predisposizione delle relazioni operative con l'unità responsabile nella Regione Siciliana del Piano di valutazione unitario dei Fondi e del FAS;
  • partecipazione ai lavori dello steering group del Piano (denominato Gruppo di pilotaggio per la valutazione del POR), inclusa l'organizzazione degli incontri e la predisposizione della documentazione necessaria.

Il Servizio di Valutazione e Comunicazione è inoltre responsabile dell’attuazione, coordinamento e verifica delle attività riportate nel Piano di comunicazione (approvato dalla Commissione europea in data 22 agosto 2008) ed è referente dei lavori del gruppo di coordinamento previste dal Piano stesso.

L’Area inoltre è competente per le linee d’intervento a titolarità del Dipartimento dell’Istruzione e della Formazione Professionale.

SERVIZIO CONTENZIOSO E RECUPERO CREDITI

  • provvede a raccogliere i documenti di controllo sulle operazioni finanziate che presentino irregolarità, ai fini dell’attivazioni delle procedure di recupero, ove necessario;
  • è responsabile delle attività connesse ad eventuali contenziosi del Dipartimento relativi ad operazioni a valere sul POR FSE Sicilia 2007/2013;
  • congiuntamente con i Centri di Programmazione e Gestione competenti, assicura l’attuazione di tutte le azioni necessarie per il recupero dei crediti vantati dal Dipartimento.

SERVIZIO SISTEMA INFORMATIVO E ACCREDITAMENTO

  • cura la normativa e le procedure in tema di accreditamento degli Enti operanti nella Regione Siciliana;
  • assicura il collegamento con i sistemi statistici regionali, nazionali, ISTAT, SISTAN, ISFOL e dell'Unione Europea;
  • assicura il monitoraggio e valutazione dell'impatto delle progettualità finanziate (Placement);
  • assicura la gestione del sistema informativo Caronte FSE;
  • assicura l'informatizzazione delle procedure e degli uffici.

SERVIZIO MONITORAGGIO E CONTROLLO DI 1 LIVELLO

  • realizza e coordina i controlli di primo livello svolti da parte delle UMC;
  • definisce e mette a punto la metodologia e gli strumenti per i controlli di primo livello;
  • definisce la metodologia per il campionamento dei controlli in loco;
  • verifica la qualità dei controlli di I livello;
  • realizza le verifiche amministrative sulle spese di volta in volta comunicate come "certificabili" dall'UOP, assicurando:
    • un controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l'azione finanziata;
    • un controllo sui costi reali od entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse;
    • un controllo sui documenti giustificativi della spesa.
  • realizza le verifiche anche nei casi in cui l'autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni (art. 13.5 Reg. CE 1828/2006);
  • effettua le verifiche in loco delle operazioni, sulla base del piano dei controlli, in riferimento ad un programma di controlli elaborato tenendo conto dell'analisi dei rischi rivista annualmente;
  • verifica della corretta applicazione della normativa, della corretta esecuzione delle procedure e della rispondenza ai criteri di selezione approvati;
  • riceve dalle UMC le dichiarazioni delle spese sostenute, e dopo averle validate le trasmette all’Autorità di Certificazione;
  • cura il raccordo con le istituzioni competenti concernente i controlli ed il coordinamento per la comunicazione all'OLAF previste dagli articoli 28 e 30 del regolamento n. 1828/2006, così come modificati dal regolamento n. 846/2009, per il tramite della Presidenza della Regione Siciliana, dipartimento regionale della programmazione, area controlli, legalità e sicurezza che le trasmette alla Presidenza del Consiglio dei Ministri;
  • cura, attraverso la redazione di apposite piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti la programmazione e gestione del P.O.R. FSE Sicilia;
  • coordina le attività di monitoraggio svolte dai dipartimenti che afferiscono al FSE;
  • monitora gli interventi finanziati dall'Unione europea;
  • effettua le verifiche dell’Organismo Intermedio;
  • cura i rapporti con l'Autorità di Audit.

Link al DDG n. 2002 del 11 Maggio 2013 - Aree e Servizi

Contatti

Autorità di certificazione (AdC)

Chi è l’autorità di certificazione e dove si trova

L’Autorità di Certificazione FSE è incardinata nell’Ufficio Speciale dell’Autorità di Certificazione dei Programmi Cofinanziati dalla Commissione Europea, istituito con delibera di Giunta n. 620 del 22 dicembre 2005; essa è funzionalmente autonoma e indipendente dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità di Audit.

L’Autorità di Certificazione FSE è responsabile della corretta certificazione delle spese erogate a valere sui fondi comunitari/statali per l’attuazione del Programma Operativo.

Questa funzione è attribuita al dirigente della struttura sotto indicata:

Struttura competente: Presidenza della Regione Siciliana – Ufficio Speciale di Certificazione dei Programmi Cofinanziati dalla Commissione Europea - AdC FSE

Indirizzo: Via Ausonia n. 122, - 90146 - Palermo

Posta elettronica: adpfse@regione.sicilia.it

Referenti: Avv. Ludovico Benfante, Dirigente Generale dell’Ufficio Speciale di Certificazione, Tel. 0039 091 7070007 – fax 0039 091 7070152 – cell. 0039 3804799607;

dott. Antonino Macaluso, dirigente responsabile dell'AdC FSE

Tel.: 0039 091 7074507 - Fax: 0039 091 7074527 – Cell.: 0039 3387894855

Cosa fa l’autorità di Certificazione

L’AdC adempie tutte le funzioni attribuite a tale organo dal Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità definite dal Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e dalla normativa nazionale.

In particolare, essa è incaricata dei compiti seguenti:

  1. elaborare e trasmettere alla Commissione, per il tramite dell’Organismo di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento, le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di pagamento;
  2. certificare che:
    1. la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili;
    2. le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al Programma e alle norme comunitarie e nazionali;
  3. garantire di aver ricevuto dall'AdG informazioni adeguate in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle dichiarazioni di spesa;
  4. operare conseguentemente ai risultati di tutte le attività di audit svolte dall'Autorità di Audit o sotto la sua responsabilità;
  5. mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione;
  6. tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione a un'operazione. Gli importi recuperati sono restituiti al bilancio generale dell'Unione Europea prima della chiusura del Programma Operativo, detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.

L’AdC trasmette inoltre entro il 30 aprile di ogni anno alla Commissione Europea, per il tramite dell’organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione, una previsione estimativa degli importi inerenti alle domande di pagamento per l’esercizio finanziario in corso e per quello successivo.

L’AdC predispone le proprie attività in modo che le domande di pagamento siano inoltrate, per il tramite all’organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento alla Commissione Europea, con cadenza periodica, tre volte l’anno con la possibilità di presentare un’ulteriore domanda di pagamento, ove necessaria per evitare il disimpegno automatico delle risorse, entro il 31 dicembre di ogni anno.

Autorità di Audit (AdA)

Chi è l’autorità di Audit e dove si trova

L’Ufficio Speciale “Autorità di Audit dei programmi cofinanziati dalla Commissione Europea” (prima denominato Ufficio Speciale per i Controlli di secondo livello sulla gestione dei fondi strutturali in Sicilia) è stato istituito con deliberazione della Giunta Regionale Siciliana n. 327 del 18/12/2000 (allegato n.1), emanata a norma dell’art. 4, comma 7, della legge regionale n. 10/2000, norma quest’ultima che consente in Sicilia la creazione, appunto, di specifici uffici speciali per il raggiungimento di particolari finalità istituzionali.

L’Ufficio è stato istituito con il solo scopo di svolgere i compiti di controllo - quale “organismo indipendente” - inizialmente previsti dal Reg. (CE) n. 2064/1997 (programmazione 1994-1999), poi dal Reg. (CE) n. 438/2001 (programmazione 2000-2006), e precisamente:

  • Espletare i controlli di secondo livello (sia sul sistema di gestione e controllo che sulle singole operazioni finanziate campionate) sui programmi cofinanziati dalla Commissione Europea con i fondi strutturali
  • Rilasciare la dichiarazione che deve accompagnare la domanda di saldo dei suddetti programmi, responsabilità quest’ultima espressamente attribuita alla persona che, pro-tempore, è posta al vertice dell’Ufficio.

Per quanto sopra, in base al proprio mandato istituzionale, anche in merito alla programmazione 2007-2013, per il FESR e per l’FSE, in applicazione del Reg. (CE) n. 1083/2006 e del Reg. (CE) n. 1828/2006.

L’Ufficio ha la sua sede in: Via Notarbartolo, 12/A - 90141 Palermo, Sicilia, Italia.
Telefono: (+39) 091 7077544, 7077573, 7077572
Fax: (+39) 091 7077555, 7077556
L’indirizzo web è il seguente: www.regione.sicilia.it/Presidenza/uscontr2liv
L’indirizzo istituzionale di posta elettronica è il seguente: autorita.audit@regione.sicilia.it

Cosa fa l’autorità di Audit

La funzione (mission) dell’AdA – dettata dall’art. 59, §, lett.c) Rg. (CE) n. 1083/06 - è la verifica dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e controllo dei programmi comunitari, l’individuazione dell’ammontare di spesa irregolare (non ammissibile) contenuta nella domanda di pagamento presentata dall’Autorità di Certificazione alla Commissione Europea e riferire, con ragionevole garanzia, il livello di efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma.

La funzione dell’Autorità di Audit è assolta svolgendo i compiti previsti dall’art. 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006:

Tutto questo è attuato con l’attività di controllo indipendente svolta sul programma operativo in questione, approvato dalla Commissione Europea.

L’attività di controllo si scompone in:

  1. attività di system audit, per accertare l'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo del Programma;
  2. notifica delle risultanze del system audit ai soggetti interessati;
  3. attività di campionamento, in conformità alle previsioni regolamentarie e secondo le modalità prescelte, descritte in dettaglio nell’apposito “Manuale della metodologia di campionamento per la programmazione 2007-2013
  4. Il campionamento consisterà in: a) campionamento statistico casuale, eseguito in relazione al “livello di confidenza”, individuato sulla base delle garanzie fornite dal sistema di gestione e controllo, queste ultime accertate a seguito degli audit sul sistema nonché, l’anno successivo al primo campionamento, a seguito degli audit sulle operazioni precedentemente selezionate; b) eventuale campionamento supplementare, eseguito sulla base della “valutazione dei rischi” rilevati dall’attività di controllo condotta;
  5. notifica del campione ai soggetti interessati;
  6. audit delle operazioni selezionate;
  7. notifica degli esiti di controllo sulle operazioni;
  8. follow-up (contraddittorio-registrazione azioni correttive);
  9. Predisposizione Rapporto annuale di controllo/Parere di audit (o Rapporto annuale di controllo/Dichiarazione di chiusura parziale o Rapporto finale di controllo/Dichiarazione di chiusura finale);
  10. Comunicazione ai soggetti responsabili per contraddittorio/condivisione;
  11. Invio Rapporto/Parere alla Commissione Europea.

Il programma di controllo sulla programmazione 2007-2013 sarà svolto ciclicamente, come da tempistica prevista all’art. 62 del Reg. (CE) 1083/2006.

Esso termina, ogni anno, con la redazione del Rapporto annuale e del Parere annuale di controllo (art. 62, par. 1, lett. d), punti i) ed ii) del Reg. (CE) 1083/2006; art. 18, par. 2 e conformemente agli allegati VI e VII del Reg. (CE) 1828/2006).

L’Ufficio espleta il controllo cosiddetto di “secondo livello” in modo totalmente “internalizzato”, vale a dire direttamente con il proprio personale ed integralmente a livello centrale, essendo articolato in un’unica sede nella città di Palermo, senza alcuna interconnessione con organismi di controllo sotto la sua responsabilità, in quanto non previsti.

Inoltre, il formale mandato ricevuto dalla Giunta Regionale, gli consente, sulla base della normativa europea di riferimento, di espletare le funzioni istituzionali cui preposto con il pieno accesso ai dati, alle persone, agli archivi, ai beni oggetto del programma operativo regionale.

L’organizzazione dell’Autorità di Audit e le procedure di controllo approvate per il lavoro ad essa affidato tengono conto degli standard internazionalmente riconosciuti (art. 62, par. 2, del Reg. (CE) n. 1083/2006).

Gli standard di riferimento utilizzati sono principalmente INTOSAI e IIA.

La comunicazione esterna, verso i soggetti auditati, delle procedure adottate e degli schemi-tipo utilizzati nel corso del controllo avviene tramite pubblicizzazione del Manuale nel sito web dell’AdA.